PERENCANAA LAPORAN BISNIS
PENGERTIAN
DAN JENIS LAPORAN BISNIS
Pengertian
Laporan bisnis ialah laporan yang
memiliki sifat netral(tidak memihak), memiliki tujuan yang jelas dan berisi
rencana penyajian fakta untuk tujuan bisnis tertentu.
Laporan Bisnis dapat digolongkan
menjadi beberapa,sebagai berikut:
- Menurut fungsinya.
– Laporan informasional ialah laporan yang memberi sebuah
informasi, serta menyajikan fakta-fakta
tanpa melakukan analisis, kesimpulan, dan tanpa memberikan rekomendasi.
– Laporan Analisis merupakan laporan yang menyajikan fakta,
dengan menganalisis dan menginterprestasikan, dan kemudian menyimpulkan lalu
memberi rekomendasi.
Contohnya
: laporan kemajuan pekerjaan, Rekomendasi dan proposal.
- Menurut subyeknya
– ialah laporan yang dapat dibedakan menurut
departemen dimana suatu laporan itu diperoleh. Contoh : Laporan Akuntansi,
Personalia, Produksi dan sebagainya.
- Menurut Formalitasnya.
Menurut Frekuensinya. Laporan dapat dibedakan atas dasar
apakah bersifat formal atau nonformal, apakah secara berkala atau khusus.dan Laporan menurut keasliannya, terdiri atas:
laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan public.
- Menurut keasliannya
–
Laporan Otoritas : laporan yang disusun atas dasar permintaan atau kuasa dari
orang lain.
– Laporan
sukarela : inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri.
– Laporan
swasta : laporan yang disusun oleh organisasi atau perusahaan swasta.
– Laporan
public : dibuat oleh lembaga pemerintah atau lembaga yang dibiayai Negara.
- Menurut frekuensinya
– Terdiri dari laporan berkala yakni laporan yang disusun
harian, mingguan, bulanan, semesteran,maupun tahunan.contoh: laporan penjualan,
dll.
– Laporan Khusus : laporan atas kejadian yang
unik(khusus) seperti laporan mengenai krisis dalam perusahaan.
- Menurut jenisnya
laporan formal sering disebut dengan laporan panjang.
Laporan infomal meliputi laporan memorandum, laporan surat, dan laporan
cetak. Suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya laporan.
Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal. Laporan surat
ialah suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat. Laporan
dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi,
baris-baris kosong.
- Menurut Kegiatan Projek, Terdapat tiga jenis laporan,yaitu laporanpendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.
- Menurut pelaksanaan Pertemuan
– Agenda : suatu dokumen yang biasanya terdiri atas
jadwal pelaksanaan dan topic yang akan dibahas dalam pertemuan .
–
Resolusi merupakan laporan singkat secara formal berisi hasil consensus suatu
pertemuan.
– Notulen adalah laporan resmi yang Mencakup pembahasan
yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konferensi penting.
BAGIAN POKOK LAPORAN BISNIS
Bagian- bagian pokok laporan bisnis
ialah:
- Pendahuluan
- Teks/isi
- Penutup
- Kesimpulan
- Rekomendasi
PENGORGANISASIAN
DALAM LAPORAN BISNIS
Ada 2 cara yang dapat digunakan untuk menyusun isi laporan
bisnis yaitu cara deduksi (langsung) dan cara induksi (tak langsung).
1. Cara Deduksi
Menyampaikan ide pokok dan
rekomendasi terlebih dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang
rinci.Digunakan pada kriteria pembaca:
1.
Esekutif
yang sibuk,ingin berita segera,
2.
Ingin
mengetahui berita baik atau informasi netral,
3.
Ingin
menganalisa data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal.
2. Cara induksi
Menjelaskan fakta – fakta yang ada
terlebih dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan
rekomendasi.Digunakan pada kriteria pembaca:
1.
Ingin
mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,
2.
Ingin
mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,
3.
Perlu
membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.
PENULISAN
LAPORAN SINGKAT
1.
Pendahuluan
Dalam bagian pendahuluan ada 11
(sebelas) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:
1.
Pemberi
Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan;
2.
Tata-letak,
menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam
laporan bisnis;
3.
Masalah,
biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan
bisnis dinyatakan;
4.
Maksud,
merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
5.
Ruang
Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam
sebuah laporan bisnis;
6.
Metodologi,
mengacu pada metode pengumpulan informasi;
7.
Sumber-sumber,
mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis,
baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
8.
Latar
Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam
laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan.
9.
Definisi
Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka
kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan.
10.
Keterbatasan,
adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia.
Untuk laporan singkat, beberapa
unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau dua paragraf dengan ataupun
tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan berkala, judul pendahuluan
dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan pembaca telah mengetahuinya.
2.
Isi
Laporan
Bagian terpanjang dari suatu laporan
bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan
hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat membantu
kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang
baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan.
3.
Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk
merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil
kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan
Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan
Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi.
Hal-hal yang dipertimbangkan dalam
bagian penutup adalah sebagai berikut:
1.
Rangkuman,
berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi
poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;
2.
Kesimpulan,
berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan
pendapat pribadi kita sebagai penulis;
3.
Rekomendasi,
menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah
dibuat;
4.
Rencana
Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan
program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab
terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.
MEMBUAT
LAPORAN BINIS YANG BAIK
Beberapa laporan diperlukan sebagai
dokumentasi yang bersifat permanene (tetap), sementara yang lainnya diperlukan
untuk memecahkan masalah atau sekedar menjawab suatu pertanyaan.Laporan bisnis
yang dibuat oleh suatu organisasi sangat diperlukan untuk berkomunikasi
baik dengan pihak intern maupun ekstern organisasi. Namun, adakalanya
suatu laporan mengalir dari bawah ke pucuk pimpinan sebagai alat untuk memantau
kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh unit-unit atau departemen-departemen yang
ada dalam suatu organisasi.Tujuan pengembangan suatu laporan adalah membuat
informasi sejelas mungkin
Disamping itu, mereka juga tidak
memiliki latar belakang khusus yang diperlukan baik untuk melakukan penelitian
maupun evaluasi terhadap hal-hal tertentu. Laporan bisnis merupakan alat
manajemen yang sangat penting dalam suatu organisasi. Oleh karena keterbatasan
waktu, sering kali staf manajemen mengalami kesulitan dalam melakukan
pemantauan atas berbagai kegiatan yang ada dalam unit-unit suatu organisasi.
Meskipun suatu laporan memiliki
berbagai variasi atau jenis, paling tidak laporan bisnis yang baik
mencakup tiga hal yaitu :
·
Akurat
Suatu informasi yang tidak
mengandung kebenaran, tidak akurat, atau tidak lengkap, akan mengakibatkan
pada kemunduran.
·
Keputusan
Yang Baik
Apapun jenis laporan yang anda buat,
usahakan untuk tetap menjaga perasaan suka maupun tidak suka dalam pikiran
pembaca. Karena anda membuat keputusan tentang isi, kebutuhan audiens anda
menjadi perhatian utama, dan anda harus mengambil keputusan terbaik dalam
memenuhi kebutuhan mereka. Karena laporan bisnis merupakan dokumen resmi yang
di baca oleh masyarakat luas, sudah sepantasnya untuk tetap menjaga etika
bisnis. Hindari kata-kata atau pendapat yang dapat menyinggung, menyerang,
menjelek-jelekan anda atau lawan bisnis.
·
Format,
Gaya, Dan Organisasi Yang Responsif
Sebelum menulis, anda harus
memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip, apakah
menggunakan gaya formal atau informal.
PRESENTASI
BISNIS
Persiapan Dasar Presentasi Bisnis
A. Penguasaan terhadap topik atau
materi yang akan dipresentasikan
Penguasaan
terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting
agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai
sasaran. Ketidakpastian terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja
menghambat penyampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akan
memberikan citra ( image ) yang kurang baik bagi pembicara
yang bersangkutan. Oleh karena itu, kuasailah materi tersebut dengan baik
sebelum melakukan presentasi di hadapan audiens.
B. Penguasaan berbagai alat
bantu presentasi dengan baik
Di samping
penguasaan materi yang akan dipresentasikan dengan baik, maka berikutnya adalah
bagaimana seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presntasi bisnis
demi pencapaian tujuan yang dikehendaki.
Berbagai
alat batu presentasi bisnis yang dapat digunakan antara lain: white
board, spidol, overhead projector ( OHP ), transparasi, slide, komputer, bagan,
flip chart, video camera, tape, televisi, VCR, dan LCD Projector.
C. Menganalisis siapa audiens (
Who, What, Where, When, Why, How )
Agar tujuan
presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik, maka seorang pembicara perlu
mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan
bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana, kapan,
mengapa, dan bagaimana, maka seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi
tentang siapa sebenarnya audiens yang dimaksud, sehingga
seorang pembicara dapat melakukan berbagai persiapan antisifatif.
D. Menganalisis berbagai lingkungan
lokasi atau tempat untuk presentasi
Agar
presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, maka seorang
pembicara perlu mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat di
mana seseorang akan melakukan presentasi bisnis.
Penggunaan Alat Bantu dalam
Presentasi
a. Papan
tulis hitam dan putih (blacboard & whiteboard)
Merupakan salah satu alat bantu
presentasi yang sudah cukup lama, dan kini alat bantu tsb relatif jarang
digunakan. Sarana ini cocok untuk kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat
maupun diskusi
b. Flip
Charts
adalah sebuah papan yg dilengkapi
dgn lembaran-lembaran kertas berukuran penuh. Apabila lembar kertas sudah
penuh, maka dpt dimembuka lembar kosong selanjutnya atau menyobeknya.
c. Transparansi
overhead project
nampaknya merupakan alat bantu
presentasi yang cukup populer bagi para pembicara. Diberbagai belahan
dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia dan kanada. Dengan semakin
meluasnya teknologi komputer, maka semakin banyak yg dapat memanfaatkan
kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dsb.
d. Papan
tulis elektronik
Papan tulis elekronik memiliki motor
elektronik untuk menggulung layar sehingga muncul bagian bersih yang baru dan
seterusnya
e. Video
cassete recorder (vcr)
Video cassete recorder (perekam
kaset video) dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan persentase bisnis .
anda dapat merekam berbagai program pelatihan atau kegiatan kegiatan
tertentu sebagai bahan study kasus dalam format kaset video . kaset video memiliki
tiga macam format yaitu : PAL, NTSC, SECAM
f. PANEL
LCD
Panel liquid crystal display (LCD)
memiliki kesamaan dengan layar komputer jenis laptop yakni transparan ,
untuk dapat beroperasi layar LCD dihubungkan dengan port monitor bagian belakang
komputer yang bertindak seperti layar komputer dan bertindak seperti layar
komputer biasa yang menayangkan data atau gambar.
g. Proyektor
LCD
Proyektor LCD (liquid crystal
display) merupakan salah satu alat bantu persentasi yang banyak di gunakan oleh
organisasi atau lembaga bisnis maupun non bisnis . dalam perkembangannya ,
proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami perkembangan yang semakin
baik . perkembangannya dapat dilihat dari produk atau tau tampilan produk yang
semakin menarik dan ramping. Proyektor LCD ini baru dapat berfungsi dengan baik
apabila dihubungkan dengan Personal Computer (PC) baik dalam bentuk komputer
jinjing (portabel computer) maupun komputer meja (desktop komputer)
Menganalisa Audiens
Dalam menganalisis audiens seorang
pembicaraan harus mampu menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini :
1.
Siapa
audiensnya?
Analisis audiens ini berkaitan
dengan kepada siapa seseorang itu berbicara.
2.
Apa
yang diinginkan audiens?
Agar penyampaian pesan-pesan bisnis
sesuai seperti yang diharapkan, pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang
diinginkan oleh audiens.
3.
Dimana
melakukan persentasi?
Bagi pembicara, pemahaman terhadap
tempat persentasi dilakukan sangat penting.
4.
Kapan
melakukan persentasi?
Seorang pembicara perlu
memperhatikan secara seksama kapan melakukan persentasi bisnis (rincian
mengenai tanggal,bulan hari,dan jam berapa).
5.
Mengapa
melakukan persentasi?
Sebelum melakukan persentasi
bisnis,seorang pembicara harus mampu menjawab pertanyaan mengapa harus
melakukan persentasi bisnis.
6.
Bagaimana
melakukan persentasi?
Seorang pembicara yang satu dengan
pembicara yang lain tentunya memiliki strategi persentasi bisnis yang
berbeda-beda.
Mempersiapkan
Diri dan Mental
Dalam
melakukan presentasi tentu kita harus mempersiapkan diri dan mental, ini
penting supaya kepercayaan diri anda meningkat dan agar presentasi anda
berjalan dengan lancar. Tegaskan kepada diri sendiri bahwa anda bisa melakukan
presentasi tersebut, ini juga sebagai penyemangat dalam melakukan presentasi.
Prinsip
dasar dalam presentasi, diantaranya:
1. Mengendalikan rasa takut
2. Membangun fondasi presentasi
3. Mempersiapkan materi
4. Mempersiapkan diri
KOMUNIKASI
LISAN DAN NEGOSIASI
A.
Komunikasi Lisan dalam Rapat
Di dalam suatu pertemuan dan dalam
suatu rapat setiap anggota atau peserta harus menyadari posisinya dalam forum
tersebut. Tiap peserta hendaknya:
– Mampu berperan sebagai
penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak kehilangan pendirian.
– Mampu menjadi komunikator
yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli pembicaraan.
– Mampu berkomunikasi secara
terbuka, jujur dan bertanggung jawab.
– Mampu menjadi komunikan yang
sangat responsive namun tidak emosional.
– Mampu mengontrol diri, dan
menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.
B.
Komunikasi Lisan dalam Wawancara
Misalkan dalam suatu wawancara, kita
melakukan komunikasi dengan seorang yang diwawancara. Dalam wawancara tersebut,
ada pihak yang lebih mencondong memberikan pertanyaan. Wawancara biasanya
dilakukan untuk mengumpulkan data yang ingin kita dapat. Ada juga etika dalam
berwawancara, diantaranya adalah memperkenalkan diri terlebih dahulu. Kemudian
kita sampaikan maksud dari wawancara yang kita lakukan. Kita juga harus respect
kepada orang yang kita tanya sehingga ia merasa nyaman. Berikut ini ialah hal
yang perlu diperhatikan ketika melakukan wawancara:
- Gunakan volume suara yang baik dan terdengar (berbicara
tidak terlalu keras).
- Hindari bahasa menggurui responden.
- Hindari sikap rakus.
- Fokus pada lawan bicara.
- Fokus pada pembicaraan.
- Tidak boleh memotong pembicaraan.
- Lakukan verifikasi jika ada kekurangan.
- Hindari kata-kata kasar (kotor).
- Bersikap ramah.
- Jangan menyakiti hati responden.
- Hidari tatapan yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.
- Ucapkan terima kasih
C.
Komunikasi Lisan dalam Bernegosiasi
Sebagaimana kita cukup sering
mendengar negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan upaya seseorang
untuk merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain. Sedangkan
pengertian yang lebih terinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan proses untuk
mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timabal balik dari pihak-pihak
dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda satu sama
lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi dengan pribadi
lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau antar
pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar belakang
berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan pola
perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya
negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan
negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar
belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian
berusaha untuk saling menyesuaikan diri.
Agar dalam berkomunikasi lebih
efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis harus dilaksanakan dengan
melalui beberapa tahap yakni:
1. Fact-finding, mengumpulkan
fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan kegiatan bisnis lawan sebelum
melakukan negosiasi.
2. Planning/rencana, sebelum
bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar pesan yang hendak
disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak dibicarakan rincilah hasil
yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan Anda terhadap lawan
tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima pesan/lawan
berbicara terhadap apa yang Anda katakan.
3. Penyampaian, lakukan
negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima. Usahakan gunakan
istilah khas yang biasa dipakai oleh lawan negosiasi kita. Pilihlah kata-kata
yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari timbulnya makna ganda
terhadap kata yang disampaikan.
4. Umpan balik, negosiator harus
menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan baik-baik reaksi lawan bicara.
Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat bahu, geleng–geleng kepala,
mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat untuk mengetahui samakah makna
yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan negosiasi bisnis kita.
5. Evaluasi, perlu untuk menilai
apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah tercapai, apakah perlu diadakan
lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk mencapai hasil yang lebih baik.
Meskipun pesan yang disampaikan
dapat diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang diharapkan akan diperoleh
sesuai dengan yang direncanakan semula. Yang sering terjadi justru perbedaan
pandangan terhadap cara penyelesaian masalah antara pemberi dan penerima pesan.
Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang memerlukan perjuangan
tersendiri bagi pengirim pesan dalam menyampaikan dan memenangkan pendapatnya.
Kalau terjadi adu pendapat antara
negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan untuk menang. Keinginan
untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan kekalahan dipihak lainnya,
biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi menang-menang (win-win
solution). Artinya ada sebagian keinginan kita yang dikorbankan dengan
mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang sama, sehingga
kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.
KOMUNIKASI DALAM TULISAN
Penulisan kabar atau berita
Menulis berita merupakan suatu upaya menyampaikan kabar atau
sebuah informasi mengenai sesuatu hal atau kejadian dalam bentuk tertulis.
Seorang penulis berita yang baik dapat menuliskan sebuah berita dengan lengkap
dan komunikatif, sehingga pembaca berita dapat memahami segala sesuatu yang
disampaikan dalam berita tanpa kesulitan dan tanpa adanya kesalahan
tafsir. Apakah semua peristiwa dapat atau layak untuk dijadikan sebuah
berita? Seorang penulis berita akan memilih mana peristiwa atau perihal yang
layak untuk dijadikan berita.
Hal pertama yang harus kalian lakukan untuk meliput peristiwa
tersebut menjadi sebuah berita adalah mencatat semua informasi berkaitan dengan
unsur-unsur kelengkapan berita.
Adapun kelengkapan dalam sebuah berita meliputi unsur-unsur
pertanyaan (5W+1H) apa, siapa, kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana,
terkait isi berita.
Penulisan pesan pesan persuasive
Persuasif merupakan suatu
usaha mengubah sikap, kepercayaan, atau tindakan audiens untuk mencapai suatu
tujuan. Secara sederhana, persuasif yang efektif adalah kemampuan untuk
menyampaikan suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau
pendengar) merasa mempunyaipilihan dan membuat mereka setuju. Penyampaian pesan
– pesan persuasif dapat diterapkan untuk kepentingan internal dan eksternal.
Didalam suatu organisasi, pesan-pesan persuasif dimaksudkan
untuk menjual ide/gagasan kepada orang lain, memberi saran agar prosedur
operasional lebih efisien, mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan
tertentu, dan untuk meminta bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek
tertentu.
1.
Analisis Audien
Penyampaian pesan – pesan persuasif yang terbaik adalah dengan
caramenghubungkan suatu pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasikan
perbedaan individual, analisis audiens anda dan kemudian susunlah suatu pesan
yang dapat menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka.
2.
Pertimbangan Perbedaan Budaya
Pemahaman terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja
akan membantu dalam memuaskan kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu
bagaimana mereka respek terhadap anda.
3.
Memilih Pendekatan Organisasional
Dalam hal ini, kita dapat menggunakan pendekatan organisasional
tak langsung dalam menyampaikan pesan – pesan persuasif. Akan tetapi jika
audiens adalah objektif, atau jika kita tahu bahwa mereka suka mendengan pesan
yang disampaikan secara langsung, maka bisa menggunakan pendekatan operasional
langsung .
Korespondensi (surat menyurat)
Korespondensi adalah kegiatan penyampaian pesan berupa surat
antara pihak-pihak yang terkait didalamnya baik itu mengatasnamakan instansi
ataupun perseorangan. Korespondensi dapat juga disebut sebagai kegiatan surat
menyurat. Sedangankan untuk pihak yang terkait disebut dengan koresponden.
Salah satu media yang digunakan dalam korespondesi ialah surat.
Surat ialah sarana penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima secara
tertulis dan memiliki prosedur tersendiri dalam penulisannya. Surat memiliki
peranan penting dalam menciptakan hubungan antara pihak-pihak terkait. Untuk
itu, penulisan surat haruslah sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku baik
dari segi bahasanya maupun dari segi tata letaknya.
Ciri-ciri Surat :
1.
Pesannya berupa tulisan
2.
Terdapat isi pesan yang menjadi pokok pembicaraan
3.
Penulisannya mengikuti aturan tertentu
4.
Gaya bahasa sesuai dengan jenis surat
5.
Terdapat informasi mengenai pihak yang terkait
Fungsi Surat :
1.
Sebagai penyampai pesan
2.
Sebagai wakil atau delegasi pengirim
3.
Sebagai pedoman atau petunjuk suatu hal
4.
Sebagai bukti tertulis
5.
Sebagai alat pengingat
6.
Sebagai dokumen penting
Bagian-bagian Surat :
Bagian surat tidaklah sama semua, karena setiap jenis surat
memiliki bagian-bagiannya sendiri. Namun ada beberapa bagian yang umumnya ada
dalam sebuah surat. Bagian tersebut ialah:
1.
Informasi pengirim atau kop surat
2.
Atribut surat (tanggal, nomor, dan perihal surat)
3.
Penerima surat
4.
Alamat tujuan surat
5.
Pembuka surat
6.
Isi surat
7.
Penutup surat
8.
Identitas pengirim (tanda tangan, nama lengkap, dan jabatan)
9.
Tambahan (lampiran, tembusan dan pengonsep)
DAFTAR PUSTAKA
